In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe je vertrouwen kunt creëren in teams. Wanneer er vertrouwen is, durven teamleden makkelijker het conflict aan te gaan. Ze weten dat ze niet gestraft worden als ze iets zeggen wat mogelijk verkeerd opgevat zou kunnen worden. Je vraagt je wellicht af: conflicten zijn toch helemaal niet efficiënt? Het kost vaak veel tijd, eindeloos veel energie en het levert uiteindelijk niks op. Veel mensen zullen dit beamen, maar is het ook echt zo?
Productieve conflicten
Er is een groot verschil tussen productieve conflicten en destructieve gevechten op de achtergrond. Productieve conflicten gaan over concepten en ideeën van elkaar, waarbij persoonlijke aanvallen worden vermeden. Het team gaat het conflict aan om de best mogelijke oplossing te bereiken. Discussies kunnen heftig zijn, waarbij teamleden met een rood hoofd uit de vergadering komen en zeggen: ‘Zo dat was even heftig, maar het heeft tot een goed resultaat geleid!’ Bij productieve conflicten kun je een pittige discussie hebben, zonder dat er emotionele schade wordt aangericht.
Zonder wrijving geen glans
De taboe heerst dat teams conflicten willen vermijden, omdat ze andere teamleden niet willen kwetsen. Klinkt best logisch toch? Echter, het gevolg is voelbare, gevaarlijke spanningen en achterbakse, persoonlijke aanvallen. Dit is veel schadelijker dan een verhitte discussie. Conflicten los je niet op door ze te vermijden. Wanneer teamleden elkaar blijven aanmoedigen om problemen te laten rusten, blijven problemen keer op keer terugkomen. Bovendien wordt er op deze manier niet geprofiteerd van elkaars kwaliteiten, inzichten en ideeën die het team succesvoller maken.
Hoe krijg je een team zover om productieve conflicten aan te gaan?
De eerste stap is dat het team gaat geloven in het nut van conflicten. Zolang het team blijft geloven dat conflicten niet noodzakelijk zijn en niks oplossen, gaat er niks gebeuren. Maak duidelijk hoeveel energie en tijd het kost als problemen blijven doorsudderen en niet worden uitgesproken. Met de volgende interventies kun je conflicten productiever maken:
Opgraven van conflicten
Teams die van nature conflictvermijdend zijn hebben een ‘conflictgraver’ nodig. Een teamlid die de rol op zich neemt om verborgen conflicten in het team op te sporen en aan het licht te brengen. Inventariseer wie er binnen het team voldoende moed en vertrouwen heeft om gevoelige kwesties bespreekbaar te maken en teamleden durft aan te sporen om ermee aan de slag te gaan. Je kunt als team bijvoorbeeld een teamlid aanwijzen die deze rol op zich neemt tijdens vergaderingen, werkoverleggen of discussies.
Regisseren van conflicten
Teamleden kunnen de neiging hebben zich terug te trekken tijdens een conflict. Belangrijk is dat je herkent wanneer een teamlid zich ongemakkelijk voelt met de mate van onenigheid tijdens een conflict. Verbale signalen zijn makkelijk te herkennen: ‘Laat maar.. het heeft toch geen zin om erover te praten’. Wees je vooral bewust van de non-verbale signalen: iemand wordt ineens stil of verstart, vermijdt oogcontact, gaat het weglachen, of zegt verbaal ja, terwijl de lichaamstaal nee zegt. Je ziet dan spierspanning in het gezicht, verkrampte armen over elkaar, of het lichaam keert zich af van de discussie. Benoem deze signalen en toon begrip voor de emoties van het teamlid. Herinner het teamlid eraan dat het conflict noodzakelijk is om tot een oplossing te komen. Dit geeft het teamlid moed om door te gaan. Spreek na afloop je waardering uit voor het teamlid dat het conflict is aangegaan en bespreek welk resultaat dit heeft opgeleverd voor het team.
Inzichtelijk maken van elkaars gedragsstijlen en drijfveren
Dit instrument, reeds beschreven in mijn vorige blog, kun je ook goed inzetten voor hoe het team met conflicten omgaat. Hoe gaan de verschillende teamleden om met conflicten? Welke aanpak vindt er plaats en hoe herken je de weerstand tegen conflicten? Welke motieven liggen eraan ten grondslag? Doordat er inzicht is elkaars gedragingen en drijfveren, leren de teamleden elkaar beter begrijpen.
Inzichtelijk maken van conflictstijlen
Iedereen reageert van nature op een bepaalde manier op een conflict. Je voorkeursstijl is echter niet in iedere situatie de beste aanpak. Het Thomas Kilmann- model geeft een duidelijk beeld van de verschillende conflictstijlen die je kunt toepassen. Het zorgt ervoor dat teamleden hun natuurlijke reacties op conflicten beter leren begrijpen. Daardoor kunnen ze beter bepalen welke benadering in welke situatie het beste toegepast kan worden.
Jouw rol als manager
Een grote uitdaging is de intrinsieke wil om je teamleden in bescherming te nemen, waardoor je vroegtijdig ingrijpt. Hierdoor stel je je teamleden niet in staat om zelf de vaardigheid te ontwikkelen om met conflicten om te gaan. Stel je dus terughoudend op. Dat betekent soms letterlijk op je handen zitten en je geduld bewaren als het lijkt dat je de controle over het team kwijtraakt. Het team moet oplossingen op een natuurlijke wijze laten ontstaan.
Het resultaat
Teams die conflicten met elkaar aangaan lossen problemen snel op en bespreken kritieke onderwerpen tijdens vergaderingen. Spanningen nemen af en vergaderingen worden energieker. Daardoor zijn teams in staat om uiteenlopende ideeën en standpunten van elkaar te benutten en besluiten te nemen.
Daar ligt een nieuwe teamfrustratie op de loer. Staat iedereen wel achter het genomen besluit, en is er voldoende betrokkenheid in het team? In mijn volgende blog geef ik suggesties voor het vergroten van betrokkenheid in team. Wil je weten hoe Kerngroep kan faciliteren in het bevorderen van productieve conflicten in teams? Neem dan contact met ons op.
Ga terug naar het overzicht